Учёт запчастей в автосервисе: резерв, заказ, списание

Склад запчастей — место, где у автосервиса чаще всего теряются деньги. Деталь купили, поставили, а в учёте она «висит»; или наоборот — продали то, чего нет. Чтобы остатки совпадали с реальностью, склад должен быть связан с заказами. Разберём жизненный цикл запчасти.

Резерв под заказ. Когда деталь со склада назначена в заказ, её нужно зарезервировать — отложить под эту машину. Тогда её не продадут дважды, и видно, сколько запчастей реально свободно.

Заказные позиции. Если детали нет в наличии, её заказывают у поставщика с ожидаемой датой поставки. В учёте это отдельный статус: деталь ещё не на складе, но уже закреплена за заказом. Когда она приходит, статус меняется на «в наличии, зарезервирована».

Приход. Поступившие детали приходуются на склад по накладной от поставщика — с закупочной ценой. От неё потом считается наценка и прибыль.

Списание из заказа. Когда деталь установлена, её списывают со склада — остаток уменьшается. Списание логично привязывать к заказу, а не делать отдельной операцией, которую легко забыть.

Почему это важно. Связанный с заказами склад показывает три честные цифры: сколько есть, сколько зарезервировано и сколько свободно. По ним видно, что пора дозаказать, и «пропавших» деталей становится меньше.

В Kvexo запчасть резервируется под заказ, заказные позиции ведутся с датой поставки, приход идёт по накладной, а списание — из заказа; в карточке позиции видно всего / резерв / доступно. Подробнее — на странице для автосервиса. Запишитесь на демонстрацию — покажем на вашем складе.