Политика обработки персональных данных

Оператор: [ОПЕРАТОР НАИМЕНОВАНИЕ] (ИНН [ИНН], [ОГРН СТРОКА]), адрес: [АДРЕС], e-mail: [EMAIL].

Ответственный за организацию обработки персональных данных: [ОТВЕТСТВЕННЫЙ ПД].

Редакция от [ДАТА РЕДАКЦИИ]. Политика подготовлена в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон) и определяет цели, состав, способы, сроки обработки и порядок уничтожения персональных данных в сервисе Kvexo CRM (kvexo.pro, kvexo.ru).

1. Кто оператор

• Для заявителей на пробный период, представителей компаний по договору и посетителей сайта оператор — [ОПЕРАТОР НАИМЕНОВАНИЕ] (далее — Kvexo).
• Для пользователей сервиса (сотрудников автосервисов): учётные записи создаёт автосервис, и Kvexo ведёт их по его поручению. В части безопасности доступа к сервису — данные учётной записи и журнал входов — оператор — Kvexo (пункт 2.6).
• Для данных клиентов автосервисов, которые компании вносят в сервис, оператор — сам автосервис. Kvexo обрабатывает эти данные по его поручению (ч. 3 ст. 6 Закона) и только для работы сервиса. Политика каждого автосервиса публикуется по адресу kvexo.pro/p/‹код сервиса›/privacy и указывается в его бланке согласия.

2. Цели обработки, данные и сроки

2.1. Доступ к сервису и его работа

• Субъекты: сотрудники компаний — пользователей сервиса.
• Данные: фамилия, имя, адрес электронной почты, телефон, должность, роль, филиал, данные учётной записи.
• Основание: поручение компании, которая создала учётную запись своему сотруднику (ч. 3 ст. 6 Закона). В части безопасности доступа эти данные и журнал входов Kvexo обрабатывает как оператор — пункт 2.6.
• Срок: пока действует учётная запись; после её удаления — до 30 дней (см. раздел 4).

2.2. Заявка на пробный период и связь с заявителем

• Субъекты: заявители.
• Данные: имя, наименование компании, телефон, адрес электронной почты, имя пользователя в мессенджере — если указано, комментарий; сведения об отправке формы: дата и время, IP-адрес, сведения о браузере и устройстве.
• Основание: согласие, п. 1 ч. 1 ст. 6 Закона. Согласие даётся отдельным документом: заявитель отмечает его в форме заявки. Текст согласия: согласие на обработку персональных данных.
• Срок: если договор не заключён — 12 месяцев с даты заявки либо до отзыва согласия, смотря что наступит раньше. Если договор заключён, данные обрабатываются по пункту 2.3.

2.3. Исполнение договора и требований закона

• Субъекты: представители компаний — пользователей сервиса.
• Данные: фамилия, имя, отчество, должность, реквизиты, переписка по договору.
• Основание: договор; обязанности по бухгалтерскому и налоговому учёту (п. 2, 5 ч. 1 ст. 6 Закона).
• Срок: срок действия договора и сроки хранения документов, установленные законодательством.

2.4. Хранение и обработка данных клиентов автосервисов (по поручению)

• Субъекты: клиенты автосервисов и их представители; сотрудники автосервисов — в части сведений, которые автосервис ведёт о них в сервисе.
• Данные клиентов: фамилия, имя, телефон, адрес электронной почты, адрес, сведения об автомобилях (марка, модель, госномер, VIN, пробег), об обращениях, работах, оплатах, согласиях; фотографии автомобиля; изображение подписи, выполненной на экране; переписка, если автосервис подключил обмен сообщениями.
• Данные сотрудников автосервисов: должность, сведения о выполненных работах, начислениях и выплатах.
• Основание: поручение оператора — автосервиса (ч. 3 ст. 6 Закона).
• Срок: определяет автосервис. По умолчанию данные клиента без обращений дольше 3 лет автоматически обезличиваются; при прекращении договора с автосервисом данные хранятся 90 дней для выгрузки и затем удаляются.

2.5. Аналитика сайта

• Субъекты: посетители сайта.
• Данные: cookie, IP-адрес, сведения о браузере и действиях на сайте.
• Основание: согласие в баннере cookie. Текст согласия — отдельный документ: согласие на использование cookie.
• Срок: до отзыва согласия; аналитические cookie не устанавливаются без согласия.
• Статистику собирает сервис Яндекс Метрика (ООО «ЯНДЕКС», раздел 5).

2.6. Безопасность доступа и исполнение требований закона об авторизации пользователей

• Субъекты: пользователи сервиса — сотрудники компаний.
• Данные: адрес электронной почты, имя, роль, филиал; журнал входов: дата и время, IP-адрес, сведения о браузере и устройстве, результат входа.
• Основание: права и законные интересы оператора — защита сервиса и данных от несанкционированного доступа (п. 7 ч. 1 ст. 6 Закона); исполнение обязанностей по закону — авторизация пользователей (ч. 10 ст. 8 Федерального закона № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации») и обеспечение безопасности персональных данных (ст. 19 Закона).
• Срок: данные учётной записи — пока она действует и до 30 дней после удаления; журнал входов — 1 год.

3. Способы обработки

Обработка ведётся с использованием средств автоматизации: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (предоставление, доступ) лицам из раздела 5, обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение. Базы данных с персональными данными граждан РФ находятся на территории Российской Федерации (ч. 5 ст. 18 Закона).

Kvexo не передаёт персональные данные иностранным лицам: органам власти иностранных государств, иностранным физическим и юридическим лицам. Лицо, которое по договору с Kvexo сопровождает сервис (раздел 5), — гражданин Российской Федерации. Оно работает дистанционно и может подключаться к сервису, находясь за пределами Российской Федерации. Копии баз данных вне облака ООО «Яндекс.Облако» не создаются и не хранятся.

4. Прекращение обработки и уничтожение

• Персональные данные уничтожаются или обезличиваются в течение 30 дней с даты достижения цели обработки, отзыва согласия или истечения срока хранения, если иное не предусмотрено законом или договором (ч. 4–5 ст. 21 Закона).
• Неправомерная обработка прекращается в течение 3 рабочих дней с даты её выявления; если обеспечить правомерность нельзя — данные уничтожаются в течение 10 рабочих дней (ч. 3 ст. 21 Закона).
• Уничтожение — удаление записей из базы данных или их обезличивание. Резервные копии удаляются по мере замены — не позднее 40 дней после удаления данных из сервиса. Уничтожение и обезличивание фиксируются в журнале.

5. Кому передаются данные

Данные не передаются третьим лицам, кроме лиц, обрабатывающих их по поручению Kvexo, и случаев, предусмотренных законом. По поручению Kvexo данные обрабатывают:

• ООО «Яндекс.Облако» (Yandex Cloud; ОГРН 1187746678580, ИНН 7704458262, адрес: 119021, г. Москва, ул. Льва Толстого, д. 16) — размещение сервиса и баз данных в центрах обработки данных на территории РФ, хранение резервных копий, отправка электронных писем сервиса

Лица из этого раздела обязаны соблюдать конфиденциальность и принципы обработки, установленные Законом. Перечень лиц, которых Kvexo привлекает к обработке данных клиентов автосервисов, и его прежние редакции с датами: «Редакции документов».

Мессенджеры и SMS. Сервис обмена сообщениями в мессенджерах и сервис отправки SMS автосервис подключает сам — по своему договору с их владельцами. Kvexo эти сервисы не привлекает; данные в них передаются по указанию автосервиса.

6. Меры защиты

Kvexo принимает правовые, организационные и технические меры (ст. 18.1, 19 Закона):

• назначен ответственный за организацию обработки персональных данных;
• доступ к данным — по ролям и только к данным своей компании; второй фактор входа обязателен для лиц с доступом к панели платформы и по желанию доступен сотрудникам компаний;
• защищённые каналы связи (TLS), шифрование резервных копий, неизменяемое хранение резервных копий 30 дней;
• журналы доступа к персональным данным: открытие карточек клиентов, выдача документов, выгрузка, обезличивание;
• маскирование персональных данных в журналах работы сервиса; ограничения на массовую выгрузку данных;
• со стороны Kvexo доступ к персональным данным имеют только лица по перечню, утверждённому оператором; каждое из них связано обязательством о неразглашении.

7. Права субъекта

Субъект вправе получить сведения об обработке своих данных, требовать их уточнения, блокирования или уничтожения, отозвать согласие. Запросы направляются на [EMAIL] или по адресу [АДРЕС]; срок ответа — 10 рабочих дней, может быть продлён на 5 рабочих дней с уведомлением о причинах (ст. 14, 20 Закона). Чтобы отозвать согласие, данное в форме заявки, достаточно написать на [EMAIL]. Запросы клиентов автосервисов Kvexo передаёт соответствующему автосервису — оператору их данных.

8. Cookie

Необходимые cookie используются для входа и работы сервиса. Аналитические cookie (Яндекс Метрика) подключаются только после того, как вы нажали «Принять» в баннере. Кнопка «Отказаться» в баннере равнозначна кнопке «Принять»; отказ не ограничивает функции сервиса. Выбор можно изменить в любое время по ссылке «Настройки cookie» внизу страницы. Текст согласия на использование cookie — отдельный документ, ссылка на него есть в баннере и в пункте 2.5.

9. Изменения политики

Действующая редакция публикуется на этой странице. Существенные изменения доводятся до пользователей через сервис.

10. Связь и поддержка

По вопросам обработки персональных данных пишите на [EMAIL] или по адресу [АДРЕС].

Поддержка сервиса отвечает в рабочее время — с понедельника по пятницу, с 9:00 до 19:00 по московскому времени: в чате в Telegram и MAX и по почте support@kvexo.pro. Файлы с персональными данными в чат не направляйте — их принимает только почта support@kvexo.pro.